Jika Anda berprofesi menjadi seorang pembuat SPJ pada suatu instansi pemerintah atau swasta, Anda pasti tahu bahwa profesi ini membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit mengingat syarat untuk membuat SPJ yang lengkap dan sah lumayan banyak juga.
Sebenarnya pekerjaan yang makan waktu dan tenaga ini dapat lebih disederhanakan dan dipersingkat dengan menggunakan fitur "Mail Merge" pada MS Office. Ini disebabkan karena hampir semua itep per jenis SPJ menggunakan format yang relatif sama baik berkaitan dengan personil maupun barang.
Beberapa jenis lingkup SPJ yang bisa dibuat antara lain:
1. SPJ Perjalanan Dinas, yang biasanya memiliki syarat dokumen:
a) Surat Tugas,
b) Lembar Perintah Perjalanan DInas,
c) Laporan hasil pelaksanaan kegiatan,
d) Kuitansi pembayaran
2. SPJ Lembur, yang memiliki syarat dokumen:
a) Surat tugas,
b) Daftar hadir,
c) Laporan hasil pelaksanaan lembur,
d) Kuitansi pembayaran (namun biasanya berupa rekap beberapa orang)
2. SPJ Pengadaan barang dan jasa, baik berupa surat pesanan, pengadaan langsung, maupun lelang. Agar bisa menerapkan metode pembuatan SPJ di atas, Anda sedikit banyak harus tahu fitur Mail Merge. Di antara banyak link bisa Anda pelajari dari Om Google, di antaranya di sini dan sini
3. Singkat cerita setelah menguasai Mail Merge, Anda akan tahu bahwa Fitur Mail Merge tersebut berkaitan dengan sebuah file database yang tercipta (bisa dalam format excel) yang mana dapat dibuka dan diedit dengan MS Excel biasa.
Nah, sekarang saatnya kita terjun ke teknis sebenarnya, sebagai sampling adalah SPJ Perjalanan Dinas.
1) Untuk setiap jenis SPJ, daftarlah semua Field (bagian kalimat yang berubah).
Sebagai contoh:
a) Tanggal surat tugas;
b) Maksud perjalanan dinas;
c) Tanggal pelaksanaan;
d) Tempat pelaksanaan;
e) Nama pelaksana; dan
e) Laporan hasil perjalanan dinas
2) Bukalah masing-masing dokumen yang telah ada sebelumnya dan kalau mungkin gabungkan menjadi 1 (satu) dokumen.
3) Buatlah file database dengan MS Excel dengan judul header (baris paling atas) sesuai dengan field yang akan disisipkan pada MS Word SPJ Anda.
4) Daftarlah tabel di bawah header semua data isian field SPJ secara urut
5) Setelah input data pada sheet MS Excell selesai dan disimpan, bukalah database baru tadi di jendela MS Word dengan mengklik toolbar Open Data Source (pada deret tollbar Mail Merge).
6) Sisipkan field-field yang diperlukan pada bagian dokumen MS Word dengan mengklik Insert Merge Fields (pada deret tollbar Mail Merge).
7) Jika ingin mencetak cepat, pindahkan toolbar print ke dekat toolbar next record sehingga saat mencetak Anda cukup mengklik toolbar next record dan print secara bergantian. Selanjutnya sambil menunggu printer bekerja lama, Anda dapat istirahat dan nonton tivi.
