Membuat SPJ Menggunakan Fitur Mail Merge

Jika Anda berprofesi menjadi seorang pembuat SPJ pada suatu instansi pemerintah atau swasta, Anda pasti tahu bahwa profesi ini membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit mengingat syarat untuk membuat SPJ yang lengkap dan sah lumayan banyak juga.

Sebenarnya pekerjaan yang makan waktu dan tenaga ini dapat lebih disederhanakan dan dipersingkat dengan menggunakan fitur "Mail Merge" pada MS Office. Ini disebabkan karena hampir semua itep per jenis SPJ menggunakan format yang relatif sama baik berkaitan dengan personil maupun barang.

Beberapa jenis lingkup SPJ yang bisa dibuat antara lain:

1.      SPJ Perjalanan Dinas, yang biasanya memiliki syarat dokumen:

a)      Surat Tugas,

b)      Lembar Perintah Perjalanan DInas,

c)      Laporan hasil pelaksanaan kegiatan,

d)     Kuitansi pembayaran

2. SPJ Lembur, yang memiliki syarat dokumen:

a)      Surat tugas,

b)      Daftar hadir,

c)      Laporan hasil pelaksanaan lembur,

d)     Kuitansi pembayaran (namun biasanya berupa rekap beberapa orang)

2.      SPJ Pengadaan barang dan jasa, baik berupa surat pesanan, pengadaan langsung, maupun lelang. Agar bisa menerapkan metode pembuatan SPJ di atas, Anda sedikit banyak harus tahu fitur Mail Merge. Di antara banyak link bisa Anda pelajari dari Om Google, di antaranya di sini dan sini

3.      Singkat cerita setelah menguasai Mail Merge, Anda akan tahu bahwa Fitur Mail Merge tersebut berkaitan dengan sebuah file database yang tercipta (bisa dalam format excel) yang mana dapat dibuka dan diedit dengan MS Excel biasa. 

Nah, sekarang saatnya kita terjun ke teknis sebenarnya, sebagai sampling adalah SPJ Perjalanan Dinas.

1)      Untuk setiap jenis SPJ, daftarlah semua Field (bagian kalimat yang berubah).

      Sebagai contoh:

a)      Tanggal surat tugas;

b)      Maksud perjalanan dinas;

c)      Tanggal pelaksanaan;

d)     Tempat pelaksanaan;

e)      Nama pelaksana; dan

e)      Laporan hasil perjalanan dinas

2)      Bukalah masing-masing dokumen yang telah ada sebelumnya dan kalau mungkin gabungkan menjadi 1 (satu) dokumen.

3)      Buatlah file database dengan MS Excel dengan judul header (baris paling atas) sesuai dengan field yang akan disisipkan pada MS Word SPJ Anda.

4)      Daftarlah tabel di bawah header semua data isian field SPJ secara urut

5)      Setelah input data pada sheet MS Excell selesai dan disimpan, bukalah database baru tadi di jendela MS Word dengan mengklik toolbar Open Data Source (pada deret tollbar Mail Merge).

6)      Sisipkan field-field yang diperlukan pada bagian dokumen MS Word dengan mengklik Insert Merge Fields (pada deret tollbar Mail Merge).

7)      Jika ingin mencetak cepat, pindahkan toolbar print ke dekat toolbar next record sehingga saat mencetak Anda cukup mengklik toolbar next record dan print secara bergantian. Selanjutnya sambil menunggu printer bekerja lama, Anda dapat istirahat dan nonton tivi.

Trik Mengakali Daya PLN yang Terbatas

Instalasi Relay Listrik PLN 'MOROKUAT'

 

Seiring dengan kemajuan finansial, kita sering diberikan pilihan untuk membeli bermacam-macam peralatan listrik berdaya besar seperti kulkas, magiccom, mesin air, AC, yang mana penggunaan alat-alat tersebut hanya beberapa saat saja. Dengan daya terbatas, misal 450 VA, yang diinstalasikan pada rumah, kita bisa menyalakan alat-alat listrik tersebut dengan syarat tidak boleh bersamaan. Jadi kita bisa mengatur secara manual alat listrik apa yang harus hidup dan mana yang sementara harus mati. Dengan demikian, jika mesin air 200 W dan Rice Cooker 350 W menyala bersamaan, tentu listrik rumah RSS kita, rumah saya juga, akan jeglek karena kelebihan beban.

Yang menjadi permasalahan, bagaimana jika salah satu dari alat-alat listrik tersebut bekerja secara otomatis? Tentu saja kita akan kerepotan menyalakan otomatnya, bukan? Saya memiliki cara halal untuk dapat menyalakan alat-alat listrik tersebut tanpa harus menaikkan rating daya rumah kita, tanpa menambah rating daya yang berkonsekuensi nambah biaya. Rangkaian ini berbeda dengan teknis 'penguatan' dengan menggunakan sofstart atau resistor beban seri yang walaupun kuat, akan berakibat turunnya kinerja alat listrik yang bersangkutan, misalnya lampu akan lebih redup, putaran motor lebih lemah, dan sebagainya.


Baiklah, kita hanya memerlukan relay 220V dan 4 buah dioda tegangan tinggi (kalau tidak mau beli bisa kita ambil dioda bekas lampu TL yang sudah rusak). Penggunaan relay dalam hal ini adalah menkondisikan secara otomatis sehingga alat-alat listrik berdaya besar tersebut menyala bergantian.

Cara Merangkai:
Sebelum merangkai kita harus tahu beberapa hal berikut:
1. Relay mempunyai sekunder berupa kontaktor NO (Normally Open) dan NC (Normally Closed);
2. Pada alat listrik berdaya besar (pemanas atau pendingin) biasanya terdapat kontaktor bernama BIMETAL, yang mana ia bekerja berdasarkan suhu. Dengan demikian perlu diingat bahwa alat listrik yang selamanya tersambung pada listrik, karena aksi Bimetal, BELUM TENTU mengkonsumsi daya listrik.
3. Pada alat listrik berupa mesin air, otomatis harus dipasang pada tandon. Jadi kita harus memiliki tandon jika ingin memanfaatkan relay.
4. Urutkanlah secara prioritas kebutuahn alat listrik dalam rumah tangga yang akan kita rancang, misal seperti yang akan kita rancang berikut:
a) Magic Com,
b) Pompa Air,
c) Kulkas,
d) AC atau alat listrik lain.

Catatan:
Barangkali di antara kita sering menolerir menggunakan semacam softstart untuk menghindari jegleknya MCB. Secara praktis, ia bertugas untuk mengurangi tegangan terminal peralatan listrik, yang mana hal ini tentu saja akan sedikit banyak mengurangi kinerja optimal dari peralatan listrik tersebut apalagi bahan yang dipakai sorfstart tersebut berupa resistor murni, yang mana ini juga akan menyebabkan tebuangnya daya berupa panas P sebesar I x I x R.

Namun demikian, mengingat penggunaan softstart ini kadang bersifat darurat, hal ini harus dilakukan. Saran saya terkait softstart ini, sebisa mungkin menggunakan jenis softstart menggunakan induktor/lilitan, bukan resistor murni, dengan harapan induktor ini hanya akan membuang tegangan tanpa meninggalkan rugi panas yang signifikan. 

 

Desain Lain: Morokuat Auto

Suatu ketika mungkin Anda mau menghubungkan suatu alat listrik 300 watt ke sebuah steker listrik. Namun mengingat pada saat itu ada beberapa alat listrik menyala pada sebuah jaringan/panel dengan beban hampir 400 watt (MCB 450VA), maka Anda harus secara MANUAL mematikan satu-per satu alat listrik tersebut sehingga MCB tidak trip.

Nah, untuk mengantisipasi hal di atas, saya mempunyai sebuah desain elektronik Morokuat Auto, yang desainnya  mirip dengan sebagai pengaman arus lebih pada regulator DC linear, namun kali ini diaplikasikan untuk arus AC. Perlu disampaikan, karena saya sendiri belum mempraktekkan, Anda harus dipraktekkan sendiri dengan nilai komponen bisa diubah sesuai selera. Perlu diperhatikan perhitungan rangkaian ini mungkin sedikit rumit karena kita menggunakan tegangan AC 220V dengan asumsi tegangan puncak DC setengah gelombang 380V dan frekuensi 50Hz. 

Gambar di bawah merupakan contoh teori rangkaian yang akan secara otomatis memutuskan aliran listrik ke jaringan/panel lain ketika steker beban mendeteksi besar beban listrik di atas 1A (220watt), silakan dipraktekkan... 

Untuk lebih jelas mari kita lihat analisa dan perhitungannya sebagai berikut:

1.     Tegangan listrik                    = 220VAC

2.    Daya max listrik rumah       = 450Watt (asumsi beban resistif)          

Jika diinginkan relay bekerja pada beban 220watt, maka nilai I = 220watt/220V = 1A

3.    Tegangan aktivasi Vbe Tr)  = 0,6V

Resistor perasa                     = 0,6/1A = 0,6 ohm.

4.    Komponen berupa transistor dan dioda bisa menggunakan bekas lampu TL.

5.    Fungsi kapasitor memuluskan kerja relay akibat ripple 50hz 

                                               

 

Cara Fotocopy Folio Menggunakan Scanner-Printer A4

Saat di kantor, kadang kita dihadapkan pada kondisi harus memfotocopy ukuran folio pada printer-scanner ukuran A4/kwarto
Berikut ini cara agar dapat melakukan fotocopy pada kondisi tersebut:
1. Pilahlah dokumen sumber yang ada pada kertas folio menjadi 2 bagian, carilah posisi yang pas;
2. Tutuplah bagian bawah dengan kertas polos dengan rapi;
3. Fotocopy-lah sebagaimana biasa, yaitu bagian atas dokumen berada di atas;
4. Ambillah hasil fotocopy tadi dan letakkan kembali pada feeder kertas dengan posisi terbalik (tetap menghadap ke depan namun bagian kosong di bawah;
5. Ambillah kembali dokumen sumber, bukalah kertas polos yang tadi menutupi bagian bawah dan kemudian gunakan untuk menutupi bagian atas (sisa yang belum difotocopy);
6. Fotocopy-lah dengan posisi terbalik, yaitu bagian akhir dokumen berada di atas;
7. Selamat, Anda berhasil mem-fotocopy dokumen folio dengan mesin A4;
8. Sebarkan pada teman-teman kita yang lain...